Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện một phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Thông qua các hình thức như lễ hội, hội thảo,  họp báo, triển lãm,… việc tổ chức sự kiện giúp truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng nhận thức được. Trong bài viết này, Tràng An Palace xin được gửi đến các bạn 7 bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện.

7 bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện
Sự kiện MIKEN được tổ chức ở Tràng An Palace năm 2017

1. Rà soát lại tiến độ công việc

Việc rà soát lại tiến độ công việc sẽ giúp bạn biết được tiến độ của các công việc phục vụ cho sự kiện. Bình thường, mỗi một hạng mục sẽ có một người đứng lên phụ trách chính cho người chịu trách nhiệm chính của sự kiện dễ quản lý. Người của từng bộ phận phải đốc thúc nhau cùng cố gắng để hoàn thành công việc trước deadline, tránh làm những người khác phải chờ đợi và không làm gián đoạn công việc chung của sự kiện.

Tràng An Palace - trung tâm sự kiện, hội nghị và tiệc cưới sang trọng
Tràng An Palace – trung tâm sự kiện, hội nghị và tiệc cưới sang trọng

2. Kiểm tra các thủ tục hành chính

Để được phép tổ chức một sự kiện, công ty cần xin phép cơ quan địa phương nơi mình tổ chức, khi chưa được cấp phép thì sự kiện sẽ không được diễn ra. Vì vậy, công việc xin giấy phép luôn được ưu tiên làm trước, khi chưa được cấp phép thì sự kiện sẽ không được diễn ra.

Các loại giấy phép cần thiết khi tổ chức sự kiện là : giấy phép tiến hành sự kiện đối với các sự kiện quy mô lớn như : biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao, diễu hành…; giấy phép về an toàn, vệ sinh môi trường; giấy phép đảm bảo an ninh; giấy phép về kinh doanh, mở cửa hàng; giấy phép quảng cáo, treo băng rôn,…

Có nhiều sự kiện còn phải qua kiểm duyệt nội dung trước mới được đồng ý cấp phép để tổ chức.

Kiểm tra các thủ tục hành chính
Kiểm tra các thủ tục hành chính

3. Check list khách mời trong sự kiện

Khách mời là những nhân tố quan trọng nhất của sự kiện, không có khách mời chương trình, sự kiện đó sẽ không thành công. Khách mời ở sự kiện có thể là đối tác cũ, khách hàng đang hợp tác, những khách hàng tiềm năng mới mà doanh nghiệp muốn hợp tác, hay là những người lãnh đạo địa phương,…

Để đảm bảo lượng khách mời, ban tổ chức cần kiểm tra lại công tác gửi thiệp mời cho khách. Đầu tiên phải kiểm tra tên khách, thời gian, địa điểm trên thiệp mời xem chính xác hay chưa, sau đó, xem lại tất cả khách mời đã nhận được thiệp chưa, cuối cùng là kiểm tra xem số lượng khách mời nhận lời tham gia sự kiện là bao nhiêu,… Tất cả các khâu đều phải kiểm tra thật kĩ để đảm bảo số lượng khách mời chuẩn xác và chất lượng.

Check list khách mời trong sự kiện
Check list khách mời trong sự kiện

4. Kiểm tra lại địa điểm tổ chức sự kiện

Đây là bước cực kì quan trọng trong 7 bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Thông thường, doanh nghiệp sẽ thuê địa điểm tổ chức từ lúc bắt đầu triển khai sự kiện chứ không thuê sát ngày tránh trường hợp bị doanh nghiệp khác thuê trước mất. Càng là những địa điểm nổi tiếng thì càng phải thuê sớm. Và vì thuê sớm hơn rất nhiều thời gian trước khi tổ chức sự kiện nên có những điều cần phải lưu ý. Đến gần ngày tổ chức, doanh nghiệp nên cử người xuống kiểm tra lại một lần cuối để tránh bất kì một sai sót dù nhỏ nào, cần chú ý đặc biệt đến khu vực tổ chức sự kiện, hệ thống ánh sáng, âm thanh, bàn tiếp khách, cổng chào, phong cách trang trí,… vì đây là những khu vực quan trọng.

Trung tâm sự kiện - hội nghị - tiệc cưới Tràng An
Trung tâm sự kiện – hội nghị – tiệc cưới Tràng An

5. Kiểm tra lại công tác hậu cần phục vụ cho sự kiện

Đối với một sự kiện, nhân viên hậu cần chiếm đông đảo lực lượng và quan trọng nhất vì những nhân viên hậu cần sẽ là người đại diện cho doanh nghiệp bởi họ tiếp xúc trực tiếp với khách mời. Công việc hậu cần bao gồm: công việc đón tiếp các khách mời tham gia sự kiện, công tác chuẩn bị phương tiện đưa đón khách mời, công tác phục vụ khách mời, cung cấp những dịch vụ khác cho khách mời nếu được yêu cầu,…

Đội lễ tân đón tiếp khách hàng cẩn thận
Đội lễ tân đón tiếp khách hàng cẩn thận

6. Kiểm tra nhân sự phục vụ sự kiện

Một sự kiện sẽ không thể thiếu được những tiết mục văn nghệ giải trí, vì vậy nhân sự phục vụ cho sự kiện ngoài những người trong doanh nghiệp và trong công ty tổ chức sự kiện còn có một bộ phận những người trực tiếp tham gia sự kiện như MC, các vũ công, ca sĩ, người nổi tiếng,… Những người này chủ yếu được doanh nghiệp thuê ở bên ngoài nên cần tìm những công ty có uy tín nhiều năm, nên kiểm tra thường xuyên để tránh những sự thay đổi đột xuất. Và nếu có dư điều kiện, doanh nghiệp có thể thuê thêm một nhóm người khác để làm phương án dự bị cho an toàn.

Sự kiện không thể thiếu được những tiết mục văn nghệ đặc sắc
Sự kiện không thể thiếu được những tiết mục văn nghệ đặc sắc

7. Rà soát lại nội dung sự kiện

Công việc rà soát tất cả mọi khâu trước sự kiện sẽ giúp công ty làm chủ tình hình và tránh được những tình huống đáng tiếc xảy ra. Là một leader thì cần nắm rõ nội dung để trình chiếu slide khớp với âm thanh, ánh sáng.

Những phần quà nhỏ dành tặng cho khách mời cũng phải chọn lọc và kiểm tra lỗi, tránh trường hợp khách mời không hài lòng, nên chuẩn bị dư ra một ít đề phòng đông khách mời hơn dự kiến.

Một sự kiện tiệc cưới hoàn hảo
Một sự kiện tiệc cưới hoàn hảo

Bài viết trên là 7 bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện mà Trung tâm Sự kiện – Hội nghị – Tiệc cưới Tràng An Palace. Để nhận tư vấn miễn phí về việc tổ chức một sự kiện hoàn hảo,  liên hệ ngay chúng tôi theo địa chỉ:

Trung tâm sự kiện – Hội nghị – Tiệc cưới Tràng An Palace

  • Cơ sở 1: Tòa nhà Hei, số 1 Ngụy Như Kon Tum, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Tel: 024 3373 4555
  • Cơ sở 2: Số 461 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. Tel: 024 37666 555
  • Hotline: 0962.247.555 – 088 998 6655 – 085 695 6969
  • Email: sale1@tranganpalace.vn
  • Website: https://tranganpalace.vn
  • Fanpage Tràng An Palace: https://www.facebook.com/Tranganpalace.vn/

Những phần quà nhỏ dành tặng cho khách mời cũng phải chọn lọc và kiểm tra lỗi, tránh trường hợp khách mời không hài lòng, nên chuẩn bị dư ra một ít đề phòng đông khách mời hơn dự kiến.

Bình luận

avatar
  Theo dõi  
Thông báo của
yêu cầu tư vấn

Đến với Tràng An Palace

0962.247.555
tap yoga vnxs