Hiện nay, nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng, ngày càng có nhiều hội nghị, hội thảo được diễn ra. Nhưng làm thế nào để tổ chức một hội nghị hội thảo chuyên nghiệp còn là vấn đề khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Bài viết này sẽ mang đến 5 bước tổ chức hội nghị hội thảo hữu ích cho các bạn.

Bước 1 – Lên ý tưởng chủ đề

5 bước tổ chức hội nghị hội thảo
Việc lên ý tưởng chủ đề là bước đầu tiên, quan trọng nhất

Bài viết liên quan:

 

Việc lên  ý tưởng chủ đề là bước đầu tiên, quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần xem xét tới trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Nội dung chính của buổi hội nghị, hội thảo được quyết định bởi mục đích của người tổ chức và nhu cầu của người tham dự. 

Chẳng hạn, nếu đối tượng tham dự mà doanh nghiệp hướng tới là sinh viên, người trẻ thì những chủ đề về hướng nghiệp, khởi nghiệp chắc chắn sẽ thu hút đông đảo lượng người tham gia. 

Bởi vậy, cần nắm bắt những đề tài có sức lan tỏa, thu hút với cộng đồng. Bạn cũng có thể tạo một cuộc thăm dò ý kiến của công chúng trên mạng xã hội, cụ thể là Facebook, về vấn đề họ quan tâm.

Bước 2 – Lựa chọn diễn giả, người diễn thuyết

Diễn giả được lựa chọn cần có sức thu hút, có tầm ảnh hưởng
Diễn giả được lựa chọn cần có sức thu hút, có tầm ảnh hưởng

Có thể nói, diễn giả là linh hồn, là người trung gian mang thông điệp mà doanh nghiệp, tổ chức muốn gửi tới cho người tham dự. Nó là cần thiết để lựa chọn những người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng, hay là chuyên gia có uy tín trong chủ đề hội thảo, hội nghị. Dựa vào quy mô, nguồn kinh phí mà lựa chọn diễn giả phù hợp nhưng vẫn đảm bảo được sức hút, hấp dẫn, độ lan tỏa tỏa của người diễn thuyết.

Trong bước lựa chọn diễn giả, ban tổ chức cần làm việc kỹ lưỡng với người diễn thuyết. Trao đổi kịch bản, thời gian diễn ra hội thảo, để tránh tình trạng diễn giả nói quá dài, vượt quá thời gian cho phép.

Bước 3 – Quy mô và địa điểm diễn ra hội nghị, hội thảo

Địa điểm phù hợp với quy mô, nguồn kinh phí tổ chức
Địa điểm phù hợp với quy mô, nguồn kinh phí tổ chức

Tùy thuộc vào quy mô, số lượng người tham gia ước tính mà ban tổ chức cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp. Chẳng hạn, đối tượng người tham gia là những doanh nhân, lãnh đạo cao cấp thì nơi diễn ra hội thảo, hội nghị đó phải là địa điểm sang trọng như khách sạn 5*, trung tâm tổ chức hội nghị lớn… 

Đối với đối tượng là sinh viên, người trẻ, một quán cafe hay hội trường là một lựa chọn không tệ. Tuy nhiên, dù đối tượng tham gia là ai thì không gian tổ chức cần mang lại sự thoải mái, gần gũi nhất để mọi người có thể tự do trao đổi, thể hiện quan điểm cá nhân.

Bước 4 – Truyền thông trước hội nghị, hội thảo

Truyền thông đại chúng là cách nhanh nhất, hiệu quả nhất để thu hút người tham gia hội thảo, hội nghị
Truyền thông đại chúng là cách nhanh nhất, hiệu quả nhất để thu hút người tham gia hội thảo, hội nghị

Rất nhiều hội nghị, hội thảo được diễn ra nhưng “vắng như chùa Bà Đanh” bởi không nhiều người biết tới hội nghị, hội thảo đó. Điều này chứng tỏ, bước truyền thông đại chúng là chưa được ban tổ chức quan tâm. Ngày nay, việc tiếp cận công chúng đã dễ dàng hơn bởi sự phát triển của các phương tiện truyền thông. Doanh nghiệp cần tận dụng triệt để công cụ “tấn công tinh thần” này để thu hút nhiều người tới tham dự hội nghị, hội thảo. 

Một số kênh truyền thông hiệu quả như mạng xã hội, báo chí…Với 5 bước tổ chức hội nghị, hội thảo, Ban tổ chức cần chú ý quan tâm tới các ấn phẩm truyền thông: Banner, poster, cần được đầu tư thiết kế thu hút, bắt mắt, thông điệp rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn. Những sự kiện lớn, có bán vé, doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh bán vé online qua facebook hoặc mở địa điểm bán vé offline.

Đặc biệt, nếu đối tượng tham dự là các chủ doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao, ban tổ chức nên gọi điện trực tiếp mời họ thay vì sử dụng các phương tiện truyền thông hay email. Để 5 bước tổ chức hội thảo, hội nghị đạt hiệu quả, bước truyền thông nên được bắt đầu khoảng 1 tháng trước khi chương trình diễn ra.

Bước 5 – Xin giấy phép tổ chức

Một số hội nghị, hội thảo lớn, cần được cấp giấy phép tổ chức của Sở Văn hóa tại các tỉnh, thành phố nơi tổ chức hội thảo. Để tránh những rủi ro không mong muốn, nhà tổ chức cần kiểm tra kỹ các giấy phép này trước khi hội nghị, hội thảo được diễn ra.

Với 5 bước tổ chức hội nghị, hội thảo trên đây, đã mang tới cho các bạn những thông tin hữu ích trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo thành công, theo hướng chuyên nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn với địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, hãy liên hệ ngay Tràng An Palace để nhận được tư vấn nhanh chóng nhất.

Liên hệ với chúng tôi:

  • CS1: 461 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội
  •  (024)37.666.555 – 088.998.6655
  •  CS2: Tòa nhà Hei, số 1 Ngụy Như Kon Tum, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
  •  (024)33.734.555 – 0962.247.555
  •  Email: info@tranganpalace.vn
  •  Website: www.tranganpalace.vn

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Theo dõi
Thông báo của
guest
20 Comments
Mới nhất
Cũ nhất Yêu thích nhát
Inline Feedbacks
View all comments
Phan Hoàng Nam

Rất hiểm tìm được cty tổ chức hội nghị hội thảo nào làm việc có tâm như ở Tràng An. Mình rất hài lòng về phong cách tổ chức và làm việc của Tràng An trong hội thảo của trường mình tuần trước. Sẽ tiếp tục ủng hộ Tràng An trong thời gian tới

Đỗ Nam Anh

Trang An có thể gửi cho mình format tổ chức hội nghị hội thảo ở Tràng An cho mình được không ạ? Email của mình là namanh642@gmail.com. Mình cảm ơn ad nhiều!

Nguyễn Quyết Thắng

Ad cho mình hỏi chút về địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo ở Tràng An có giới hạn về số lượng người tham gia không? Và tối đa phòng hội nghị lớn nhất của Tràng An có thể chứa được bao nhiêu người? Mình cảm ơn ad nhiều!

Dương Bảo Linh

Trước giờ mình cũng chỉ đi tham dự những hội nhị hội thảo chứ chưa đi tổ chức bao giờ vậy nên mình cũng không biêt để tổ chức hội nghị cần làm gì. Cho đến lúc cần tổ chức hội nghị rồi mới bắt đầu quay cuồng với một đống thông tin hỗn độn. May mắn cho mình khi đọc được bài viết này của Tràng An. Ad có thể tư vấn cho mình thêm về dịch vụ tổ chức hội nghị ở Tràng An không nhỉ? Mình cảm ơn ad nhiều!

Nguyễn Linh Chi

Mình cũng đã từng tham gia một hội nghị được tổ chức ở Tràng An và hội nghị đó diễn ra khá thành công. Mình rất đánh giá cao phong cách làm việc chuyên nghiệp ở công ty tổ chức hội thảo này. Mình xin chúc Tràng An ngày càng đi lên và mình cũng sẽ ủng hộ Tràng An lâu dài.

Phùng Hải Huyền

Bài viết trên của Tràng An rất hay và hữu ích. Nhưng mình vẫn còn có thêm một câu hỏi là ở trung tâm tổ chức hội thảo Tràng An có hỗ trợ duyệt trước chương trình không và liệu có mất thêm phí dịch vụ không ạ?

Kieu Quang Hieu

To chuc hoi nghi hoi thao qua that la co rat nhieu buoc phuc tap. Theo minh thi buoc tim dia diem to chuc hoi nghi la quan trong va phuc tap nhat day. Trang An co the tu van cho minh muc gia cung kich thuoc phong cho thue to chuc su kien o ben trung tam khong? Minh cam on!

Nguyễn Hương Liên

Các bước tổ chức hội nghị của Tràng An rất hữu ích và đầy đủ. Mình cũng đang tìm một địa điểm tổ chức hội nghị uy tín để tổ chức sự kiện cho clb ở trường. Tràng An có thể tư vấn giúp mình không nhỉ? Mình cảm ơn!

Kim Ngọc

Dạo này nhu cầu tổ chức sự kiện của mọi người ngày càng cao cho nên cty tổ chức sự kiện cứ mọc lên nhan nhản, làm việc không có tâm gì cả, gây hoang mang cho những người cần tổ chức sự kiện như mình. May mà vẫn còn có những công ty tổ chức hội thảo uy tín và chuyên nghiệp như Tràng An. Mình chúc cho Tràng An ngày càng đi lên phát triển nhé!

Nguyễn Việt Dũng

Cty mình hiện nay cũng đang có nhu cầu tổ chức hội nghị hội thảo. May mà đọc được bài viết nay của Tràng An, không thì mình cũng không biết phải làm bản kế hoạch trình lên sếp như thế nào nữa. Cảm ơn ad nhiều vì bài viết!

0962.247.555