Hiện nay, nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng, ngày càng có nhiều hội nghị, hội thảo được diễn ra. Nhưng làm thế nào để tổ chức một hội nghị hội thảo chuyên nghiệp còn là vấn đề khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Bài viết này sẽ mang đến 5 bước tổ chức hội nghị hội thảo hữu ích cho các bạn.

Bước 1 – Lên ý tưởng chủ đề

5 bước tổ chức hội nghị hội thảo
Việc lên ý tưởng chủ đề là bước đầu tiên, quan trọng nhất

Việc lên  ý tưởng chủ đề là bước đầu tiên, quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần xem xét tới trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Nội dung chính của buổi hội nghị, hội thảo được quyết định bởi mục đích của người tổ chức và nhu cầu của người tham dự. 

Chẳng hạn, nếu đối tượng tham dự mà doanh nghiệp hướng tới là sinh viên, người trẻ thì những chủ đề về hướng nghiệp, khởi nghiệp chắc chắn sẽ thu hút đông đảo lượng người tham gia. 

Bởi vậy, cần nắm bắt những đề tài có sức lan tỏa, thu hút với cộng đồng. Bạn cũng có thể tạo một cuộc thăm dò ý kiến của công chúng trên mạng xã hội, cụ thể là Facebook, về vấn đề họ quan tâm.

Bước 2 – Lựa chọn diễn giả, người diễn thuyết

Diễn giả được lựa chọn cần có sức thu hút, có tầm ảnh hưởng
Diễn giả được lựa chọn cần có sức thu hút, có tầm ảnh hưởng

Có thể nói, diễn giả là linh hồn, là người trung gian mang thông điệp mà doanh nghiệp, tổ chức muốn gửi tới cho người tham dự. Nó là cần thiết để lựa chọn những người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng, hay là chuyên gia có uy tín trong chủ đề hội thảo, hội nghị. Dựa vào quy mô, nguồn kinh phí mà lựa chọn diễn giả phù hợp nhưng vẫn đảm bảo được sức hút, hấp dẫn, độ lan tỏa tỏa của người diễn thuyết.

Trong bước lựa chọn diễn giả, ban tổ chức cần làm việc kỹ lưỡng với người diễn thuyết. Trao đổi kịch bản, thời gian diễn ra hội thảo, để tránh tình trạng diễn giả nói quá dài, vượt quá thời gian cho phép.

Bước 3 – Quy mô và địa điểm diễn ra hội nghị, hội thảo

Địa điểm phù hợp với quy mô, nguồn kinh phí tổ chức
Địa điểm phù hợp với quy mô, nguồn kinh phí tổ chức

Tùy thuộc vào quy mô, số lượng người tham gia ước tính mà ban tổ chức cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp. Chẳng hạn, đối tượng người tham gia là những doanh nhân, lãnh đạo cao cấp thì nơi diễn ra hội thảo, hội nghị đó phải là địa điểm sang trọng như khách sạn 5*, trung tâm tổ chức hội nghị lớn… 

Đối với đối tượng là sinh viên, người trẻ, một quán cafe hay hội trường là một lựa chọn không tệ. Tuy nhiên, dù đối tượng tham gia là ai thì không gian tổ chức cần mang lại sự thoải mái, gần gũi nhất để mọi người có thể tự do trao đổi, thể hiện quan điểm cá nhân.

Bước 4 – Truyền thông trước hội nghị, hội thảo

Truyền thông đại chúng là cách nhanh nhất, hiệu quả nhất để thu hút người tham gia hội thảo, hội nghị
Truyền thông đại chúng là cách nhanh nhất, hiệu quả nhất để thu hút người tham gia hội thảo, hội nghị

Rất nhiều hội nghị, hội thảo được diễn ra nhưng “vắng như chùa Bà Đanh” bởi không nhiều người biết tới hội nghị, hội thảo đó. Điều này chứng tỏ, bước truyền thông đại chúng là chưa được ban tổ chức quan tâm. Ngày nay, việc tiếp cận công chúng đã dễ dàng hơn bởi sự phát triển của các phương tiện truyền thông. Doanh nghiệp cần tận dụng triệt để công cụ “tấn công tinh thần” này để thu hút nhiều người tới tham dự hội nghị, hội thảo. 

Một số kênh truyền thông hiệu quả như mạng xã hội, báo chí…Với 5 bước tổ chức hội nghị, hội thảo, Ban tổ chức cần chú ý quan tâm tới các ấn phẩm truyền thông: Banner, poster, cần được đầu tư thiết kế thu hút, bắt mắt, thông điệp rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn. Những sự kiện lớn, có bán vé, doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh bán vé online qua facebook hoặc mở địa điểm bán vé offline.

Đặc biệt, nếu đối tượng tham dự là các chủ doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao, ban tổ chức nên gọi điện trực tiếp mời họ thay vì sử dụng các phương tiện truyền thông hay email. Để 5 bước tổ chức hội thảo, hội nghị đạt hiệu quả, bước truyền thông nên được bắt đầu khoảng 1 tháng trước khi chương trình diễn ra.

Bước 5 – Xin giấy phép tổ chức

Một số hội nghị, hội thảo lớn, cần được cấp giấy phép tổ chức của Sở Văn hóa tại các tỉnh, thành phố nơi tổ chức hội thảo. Để tránh những rủi ro không mong muốn, nhà tổ chức cần kiểm tra kỹ các giấy phép này trước khi hội nghị, hội thảo được diễn ra.

Với 5 bước tổ chức hội nghị, hội thảo trên đây, đã mang tới cho các bạn những thông tin hữu ích trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo thành công, theo hướng chuyên nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn với địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, hãy liên hệ ngay Tràng An Palace để nhận được tư vấn nhanh chóng nhất.

Trang An Palace - Công ty tổ chức sự kiện
Trang An Palace – Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội

Hotline: 0962.247.555

Địa chỉ: Tòa nhà Hei, số 1 Ngụy Như Kon Tum, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội (cơ sở 1) và Số 461 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội (cơ sở 2)

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Bình luận

avatar
  Theo dõi  
Thông báo của
yêu cầu tư vấn

Đến với Tràng An Palace

0962.247.555
tap yoga vnxs