Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc tổ chức các chương trình hội nghị, hội thảo lớn nhỏ, Tràng An Palace sẽ chia sẻ cho các bạn các bước để tổ chức hội thảo, hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp. Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, Ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị, cuộc họp và phân việc cho từng người.
Tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình mà người ta phân thành nhiều bước khác nhau, nhưng nhìn chung lại thì quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo thường tiến hành qua những bước cơ bản như sau:
Nội dung chính
Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể là “Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “Tri ân khách hàng”, hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty.
Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Nếu có thể, nên làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự tiềm năng để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự nhất.
Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo:
– Mục đích, yêu cầu cần đạt được của cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Nội dung cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Kinh phí dự trù tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
– Lên kế hoạch khách mời
– Chương trình của hội nghị
– Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
– Truyền thông, thông báo cho sự kiện
– In ấn tài liệu
– Phát thư mời
– Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo…) đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ sự kiện…
– Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân đón tiếp khách, teabreak, ăn uống,..
Bước 04: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu
– Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 05: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
– Ghi biên bản hội nghị
– Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị
Bước 06: Xử lý thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.
– Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.
Bước 07: Đánh giá hiệu quả của cuộc họp, hội nghị, hội thảo
- Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Gala Dinner Cho Doanh Nghiệp
- Làm Thế Nào Để Tổ Chức Sự Kiện Ở Ngoại Tỉnh Thành Công?
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm sự kiện – Hội nghị – Tiệc cưới Tràng An Palace
Địa chỉ 1: 1 Nguỵ Như Kon Tum, Nhân Chính, Thanh Xuân.
Địa chỉ 2: 461 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 0962.247.555 – 085 965 6969
Fanpage Tràng An Palace: https://www.facebook.com/Tranganpalace.vn/
Nguồn: https://tranganpalace.vn
Tôi là Nguyễn Phương Nhung, là người quản lý website: https://tranganpalace.vn . Tôi có kinh nghiệm tham gia và tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ tại Tràng An Palace. Do vậy, với những chia sẻ dưới đây của tôi, hy vọng rằng sẽ đem đến cho các bạn những thông tin hữu ích!
