Nếu bạn đang nhàm chán với các buổi hội thảo, sự kiện diễn ra trong khách sạn, các trung tâm hội nghị thì tổ chức sự kiện ở ngoài tỉnh sẽ là một gợi ý hoàn hảo dành cho bạn. Tuy nhiên làm thế nào để tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh thành công? Bài viết dưới đây Tràng An Palace sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm khi tổ chức và những lưu ý khi tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh hy vọng sẽ giúp ích được cho bạn.

Bài viết liên quan:

• 7 Bước Quan Trọng Không Thể Bỏ Qua Khi Tổ Chức Sự Kiện
• Cho Thuê Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện Uy Tín Tại Hà Nội

Hiện nay, các hoạt động truyền thông, quảng cáo, quan hệ công chúng đang thực sự phát triển và bùng nổ một cách mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực. Tổ chức sự kiện là một trong những mảng truyền thông quan trọng giúp mang lại hiệu quả cao cho các chiến dịch truyền thông, cũng như mục đích của từng sự kiện khác nhau, có thể trong nhà hay ngoài trời, nội đô hay ngoại tỉnh cũng không có bất cứ một nguyên tắc nào bắt buộc.

Ưu điểm khi tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh là không gian mới, rộng lớn, thoáng đãng, thỏa sức cho các nhà tổ chức sự kiện trang trí, sáng tạo mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn hơn để chứa được nhiều người tham gia hơn,… Đặc biệt, đối với các sự kiện quy mô như sự kiện khánh thành, sự kiện khai trương, địa điểm ở ngoại tỉnh giúp khuếch trương hình ảnh của công ty với quy mô tăng hơn nhiều so với cách thức tổ chức sự kiện trong nhà quen thuộc.

Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ở ngoại tỉnh thành công tốt đẹp thì bạn nên chú ý một số vấn đề sau:

Tìm địa điểm

Việc tìm một địa điểm trong nội thành nơi bạn sinh sống để tổ chức sự kiện sẽ là một điều rất dễ dàng bởi lẽ có rất nhiều các khách sạn, các trung tâm hội nghị cho thuê địa điểm để tổ chức các hội thảo, hội nghị, sự kiện với quy mô cũng rất lớn. Bạn chỉ cần liên hệ với bộ phận tiếp đón khách hàng và từ đây sẽ có mọi thông tin cần biết. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh thì không dễ dàng như vậy. Bởi lẽ đó là một địa điểm cách xa trung tâm thành phố, là địa điểm mới nên bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và cân nhắc.

Sẽ còn nhiều bất cập hơn khi nơi đó ở vào vùng sâu vùng xa, nơi trình độ dân trí cách biệt thì có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải thích về các thuật ngữ chuyên ngành cũng như thiết kế, chủ đề của sự kiện sẽ tổ chức.

Khảo sát

Khi tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh, việc khảo sát địa điểm có lẽ sẽ mất nhiều thời gian và công sức một chút. Bạn sẽ cần nghiên cứu vị trí địa lý, cơ sở vật chất, hạ tầng, các thiết bị tổ chức sự kiện cần thiết, giá cả, vấn đề an ninh,… Tuy nhiên, bù lại bạn sẽ có một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn toàn mới, không trùng lặp và mang dấu ấn riêng.

Thủ tục pháp lý

Trước khi diễn ra sự kiện, bạn cần phải hoàn tất mọi thủ tục về giấy phép để đảm bảo cho chương trình được diễn ra suôn sẻ, tránh gặp phải vấn đề phát sinh không đáng có mà làm gián đoạn buổi lễ. Bạn cần thực hiện đầy đủ và kỹ lưỡng đối với các thủ tục cần thiết như: công văn xin phép tổ chức, hợp đồng cho thuê mượn địa điểm; nếu có ca nhạc thì còn cần thêm các giấy tờ biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật,…

Các thiết bị tổ chức sự kiện

Tùy quy mô của sự kiện mà sẽ bố trí luân chuyển các thiết bị cũng như toàn bộ ekip thực hiện. Trước khi tiến hành di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh, bạn cần kiểm tra rà soát tất cả các trang thiết bị một cách cẩn thận đảm bảo không thiếu sót bất cứ vật dùng nào.

Setup

Bạn cần ước lượng khoảng thời gian setup hợp lý nhất để đảm bảo hoàn thành kịp tiến độ tổ chức sự kiện. Thông thường, các hạng mục phải được hoàn thành trước 12 giờ để tổng duyệt thử trước khi chính thức diễn ra. Đội ngũ kỹ thuật và điều phối sự kiện phải luôn có mặt để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh trong chương trình.

Kịch bản

• Nội dung chương trình cần phải được lên kế hoạch từ trước đó, tiến hành tập duyệt và chạy thử. 
• Trong chương trình có các bài phát biểu của đại diện đơn vị. Khen thưởng đối với các phòng ban, cá nhân xuất sắc, giao lưu trong nội bộ công ty.
• Các tiết mục văn nghệ đặc sắc như hát, múa các trò chơi trúng thưởng, câu hỏi đố vui, ảo thuật,… tạo không khí gần gũi và vui vẻ.
• Để tạo điểm nhấn trong sự kiện cần thiết có sự tham gia của một số nghệ sĩ nổi tiếng. Lựa chọn nghệ sĩ phù hợp, đảm bảo thời gian và các tiết mục biểu diễn được diễn ra theo đúng nội dung kịch bản.
• Vấn đề về thực đơn ăn uống trong sự kiện đóng vai trò rất quan trọng. Đội ngũ phục vụ tận tình và đảm bảo vệ sinh thực phẩm. Thực đơn cũng cần đa dạng và hợp khẩu vị của khách mời.
• Đội ngũ nhân viên đảm bảo vệ an ninh nơi diễn ra tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh. Công tác y tế sẵn sàng nếu có trường hợp phát sinh về sức khỏe của khách mời.

Dọn dẹp sau chương trình

Kết thúc chương trình, ban tổ chức cần có trách nhiệm thu dọn dụng cụ và trả lại mặt bằng như trước khi sự kiện diễn ra.

Có thể bạn quan tâm:

• Yêu Cầu Về Chất Lượng Nhân Sự Trong Tổ Chức Sự Kiện
• Làm Thế Nào Để Hạn Chế Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện?

Với những bữa tiệc, vấn đề vệ sinh luôn là vấn đề đáng lo ngại, nhất là ở nước ta, phần đông người dân vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ gìn vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi thường gặp phải. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn dẹp vệ sinh thường xuyên để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện, bên cạnh đó bố trí nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức sự kiện cũng giúp hạn chế tình trạng này.

Ngoài ra, một vấn đề vệ sinh nữa là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn với lượng khách tham gia lên đến vài nghìn nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh khiến khách tham gia muốn đi vệ sinh phải xếp hàng dài để chờ đợi. Với tình trạng này, phương pháp tối ưu nhất là đặt các nhà vệ sinh lưu động tại các khu vực của sự kiện. 

Trên đây là các lưu ý khi tổ chức sự kiện ở ngoại tỉnh mà Tràng An Palace tổng hợp được. Chúc bạn sẽ có một chương trình sự kiện thành công tốt đẹp.

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Phương Nhung

Tôi là Nguyễn Phương Nhung, là người quản lý website: https://tranganpalace.vn . Tôi có kinh nghiệm tham gia và tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ tại Tràng An Palace. Do vậy, với những chia sẻ dưới đây của tôi, hy vọng rằng sẽ đem đến cho các bạn những thông tin hữu ích!