Cứ mỗi dịp hè về cũng là lúc các công ty, doanh nghiệp cơ quan công sở thường tổ chức cho cán bộ nhân viên đi nghỉ mát, cũng nhân dịp này họ thường kết hợp du lịch nghỉ dưỡng để thay đổi không khí và tổ chức luôn sự kiện tổng kết 6 tháng đầu năm và đương nhiên là gala dinner sẽ là loại hình tổ chức mà hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn.

Thông thường thì việc tổ chức gala dinner sẽ được giao cho một đơn vị dịch vụ đứng ra thực hiện, tuy nhiên đầu mối triển khai vẫn phải là phòng hành chính của công ty. Vậy thì các công đoạn chuẩn bị cho gala dinner sẽ cần phải thực hiện theo trình tự nào? Hôm nay Tràng An Palace sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm giúp cho bạn chuẩn bị và tổ chức gala dinner một cách hoàn hảo nhất.

1.Lên dự kiến ngân sách và kịch bản

Căn cứ vào tình hình thực tế giá của các nhà cung cấp dịch vụ để lên ngân sách chi phí cho đêm gala bao gồm cả phần sự kiện và phần tiệc. Thông thường để phù hợp cho gala dinner thì loại hình tiệc buffet sẽ là phù hợp nhất, bên canh đó thì phần sự kiện phải được xây dựng kịch bản bám sát theo chủ đề thể hiện được một thông điệp xuyên xuất và chủ trương tầm nhìn định hướng của công ty.

Để có được kịch bản, kế hoạch tổ chức, check list công việc thực hiện thì những người trong ban tổ chức cần phải hội ý bàn bạc với nhau kỹ lưỡng để đưa ra phương án tối ưu cho việc tổ chức gala dinner. Ngoài ra việc lựa chọn thực đơn tiệc buffet cũng cần phải tính toán ký lưỡng sao cho phù hợp với đối tượng khách và hoàn cảnh điều kiện

2. Chuẩn bị không gian tổ chức

Căn cứ vào checklist công việc, từ đó sẽ chuẩn bị dàn dựng hệ thống âm thanh ánh sáng, thiét bị biểu diễn, tổ chức kể cả các khu vực đón tiếp khách cũng như khu vực bàn ghế dành cho khách ngồi, đặc biệt là 2 khu vực sân khấu cũng như quầy đồ buffet phải được bố trí sao cho bắt mắt và ở nhưng vị trí trung tâm tiện lợi nhất

Bàn sự kiện phải được trang trí bắt mắt và phù hợp với chủ đề của sự kiện. Đây sẽ là nơi khách đến dự chụp ảnh checkin nhiều nhất     
Sân khấu phải được bố trí đủ rộng và đáp ứng đầy đủ trang thiết bị âm thanh ánh sáng đáp ứng cho các tiết mục văn nghệ và game show
Quầy buffet phải được bố trí và bày biện hấp dẫn bắt mắt và đủ công năng cho số lượng khách tương ứng. Thông thường mỗi một line buffet sẽ phục vụ được từ 100 – 150 khách.

3. Chuẩn bị nhân sự thực hiện

Nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định chính đến sự thành công của Gala dinner, vì vậy nhân sự phải được tuyển chọn kỹ lưỡng và phải được họp phổ biến giao nhiệm vụ cụ thể, như vậy thì từ các nhân sự như Đạo diễn sự kiện, MC, nhóm múa, nhóm nhảy hay PG đón khách kể cả ban hậu cần nhà bếp họ sẽ nắm bắt được đày đủ về nội dung và thời lượng chương trình và sẽ biết phối kết hợp với nhau giúp cho sự kiện diễn ra nhịp nhàng và đung theo kịch bản.

Trẻ trung, thông minh ,vô cùng tinh tế với màu sắc khác biệt là điều kiện cần có của MC dẫn sự kiện gala dinner
Ban nhạc và ca sỹ tuy rằng đã rất chuyên nghiệp nhưng để đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn hảo thì ghép nhạc và tập với nhau trước là cần thiết.
Đầu bếp phải chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm về văn hoá ẩm thực sẽ giúp cho bữa tiệc trở nên hoàn hảo và phù hợp với thị hiếu khách hàng

4. Game show trong gala dinner

Trong bất cứ một gala dinner nào thì ngoài phần văn nghệ, thi tài năng ra thì để không khí nóng hơn vui hơn thì game show chính là nhân tố đóng góp và làm nên điều này. Việc chọn game cũng cần phải bám sát vào chủ đề của sự kiện, vào đối tượng khách  tham gia sự kiện.

Game show hấp dẫn người chơi bởi sự hài hước

5. Rà soát thông qua checklist toàn bộ các hạng mục trước giờ diễn ra sự kiện

Trước giờ diễn ít nhất 1 tiếng ra sự kiện, việc rà soát, check & check lại toàn bộ các đầu mục công việc, các cá nhân hay bộ phận tham gia phục vụ sự kiện là rất quan trọng nhằm đảm bảo sự an toàn và sẵn sàng khắc phục và xử lý kịp thời tất cả những tình huống bất thường, những sự cố hay những phát sinh ngoài mong muốn nhằm đảm bảo cho mọi yêu tố được kiện toàn hoàn hảo.

 

 

 

 

 

 

 

Bình luận

avatar
  Theo dõi  
Thông báo của
yêu cầu tư vấn

Đến với Tràng An Palace

0962.247.555
tap yoga vnxs