Hội nghị khách hàng thường được tổ chức vào cuối năm. Mục đích của hội nghị là để tổng kết lại thành quả của cả một năm hoạt động, bày tỏ lời cảm ơn đối đối tác, khách hàng đã cộng tác cùng công ty, thu hút và thuyết phục những khách hàng tiềm năng mới, truyền thông, quảng bá thương hiệu sản phẩm, Ngày nay, việc xây dựng kịch bản để tổ chức hội nghị khách hàng là vô cùng cần thiết vì nếu không có kịch bản chi tiết cụ thể sẽ khó có thể tổ chức được một hội nghị khách hàng thành công. Trong bài viết này, Trung tâm hội nghị Tràng An Palace xin gửi đến các bạn 7 bước cơ bản để tổ chức hội nghị khách hàng.

tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng và lên danh sách khách mời

Mục đích tổ chức của một hội nghị khách hàng thường chỉ xoay quanh những vấn đề sau: bày tỏ lời cảm ơn đối với đối tác, khách hàng đã cộng tác cùng công ty, thu hút và thuyết phục những khách hàng có tiềm năng đến với doanh nghiệp, hoạch định chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm, ghi nhận ý kiến trực tiếp về khách hàng,…

Sau khi xác định được mục đích tổ chức hội nghị khách hàng, ta cần lên danh sách khách mời vì việc này sẽ quyết định đến địa điểm và bố trí hội nghị.

xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng
Xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị

Thời gian hợp lý nhất để tổ chức hội nghị khách hàng là những ngày cuối tuần vì đây là lúc mọi người thảnh thơi. Tùy vào mục đích tổ chức hội nghị mà sẽ có thời gian cụ thể khác nhau, hội nghị khách hàng thường hay được tổ chức vào cuối năm.

Về địa điểm tổ chức, công ty nên lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo hay khách sạn được nhiều người biết đến, dễ tìm kiếm và giao thông thuận lợi. Điều quan trọng nhất là trung tâm phải rộng rãi để chứa đủ những người tham dự, điều kiện âm thanh, ánh sáng phải tốt để có thể truyền tải hết được hội nghị cho mọi người.

Tràng An Palace - địa điểm lí tưởng để tổ chức hội nghị khách hàng
Tràng An Palace – địa điểm lí tưởng để tổ chức hội nghị khách hàng

Xây dựng thực đơn

Bình thường, bên trung tâm tổ chức sự kiện sẽ có sẵn thực đơn cho khách hàng lựa chọn. Công ty có thể chọn tiệc kiểu truyền thống là ngồi theo bàn hay theo kiểu buffet hiện đại.

Bàn tiệc ăn truyền thống của Tràng An Palace.
Bàn tiệc ăn truyền thống của Tràng An Palace.

Xây dựng kịch bản chương trình cụ thể và chi tiết

Để xây dựng được một kịch bản chương trình cụ thể và chi tiết, đầu tiên phải xác định rõ nội dung tổng thể công ty muốn có như là quy mô tổ chức hội nghị khách hàng, có tổng cộng bao nhiêu khách mời, hình thức tổ chức ra sao, kinh phí dự trù như nào,… rồi mới bắt đầu viết kịch bản. Trong kịch bản sơ bộ phải làm nổi bật những ý chính, điểm nổi bật, diễn biến theo thời gian của hội nghị. 

Ngoài ra, hội nghị khách hàng cũng nên lồng ghép thêm một số tiết mục nghệ thuật hay bốc thăm trúng thưởng để tạo không khí vui vẻ hơn.

Tiết mục văn nghệ làm không khí thêm phần rôm rả
Tiết mục văn nghệ làm không khí thêm phần rôm rả

Phân công và điều phối công việc

Người xây dựng kịch bản chính phải lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên một cách cụ thể, rõ ràng. Họ phải thường xuyên kiểm tra, giám sát tiến độ công việc. Mỗi thành viên được phân công nhiệm vụ thì phải thực hiện nghiêm túc, cẩn thận, chu đáo công việc của mình.

Nên phân chia thành ba nhóm nhân sự chính: đối ngoại, hậu cần và tiếp đón khách để tiến hành công việc dễ dàng hơn. Bên đối ngoại công việc chính là in giấy mời, gửi giấy mời đến khách hàng. Bên hậu cần chủ yếu làm việc với bên Trung tâm tổ chức hội nghị, trang trí hội trường, bàn ghế, chuẩn bị quà tặng cho khách hàng,… Các phần quà tặng phải chuẩn bị kỹ lưỡng, không nên để xảy ra sai sót vì điều đó sẽ làm mất thiện cảm đối với khách hàng. Về phần phụ trách tiếp đón khách thì là những lễ tân chuyên nghiệp với kinh nghiệm đón khách hàng, đưa họ vào hội trường, hướng dẫn chỗ ngồi phù hợp và tiếp đãi họ chu đáo.

Những lễ tân chuyên nghiệp làm công tác tiếp đón khách.
Những lễ tân chuyên nghiệp làm công tác tiếp đón khách.

Công tác chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

Trước khi hội nghị khách hàng chính thức diễn ra, phải kiểm duyệt chu đáo lại một lần tất cả các khâu để tránh sự sai sót, làm mất thiện cảm của khách hàng.

Cần tuân thủ kịch bản nghiêm ngặt về cả mặt nội dung và thời gian cũng như từ những chi tiết nhỏ nhặt nhất để không làm mất uy tín, sự chuyên nghiệp của công ty.

 

Tổ chức hội nghị khách hàng được tổ chức ở Tràng An Palace
Tổ chức hội nghị khách hàng được tổ chức ở Tràng An Palace

Tổ chức và kết thúc hội nghị khách hàng

Để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công, tất cả nhân viên đều phải làm theo đúng kịch bản để tránh những sai sót nhỏ nhặt nhất. Sau khi tặng quà tri ân cho khách hàng thì cảm ơn và kết thúc hội nghị, xin lỗi nếu có gì sai sót. 

Bài viết trên là 7 bước cơ bản để tổ chức hội nghị khách hàng, hi vọng với bài viết này các bạn sẽ hiểu rõ hơn về việc xây dựng kịch bản và sẽ tổ chức được một hội nghị khách hàng thành công. Để nhận tư vấn miễn phí về tổ chức hội nghị, hội thảo,… hãy liên hệ với chúng tôi “Tràng An Palace” theo hotline 0962.247.555 hoặc qua địa chỉ: Tòa nhà Hei, số 1 Ngụy Như Kon Tum, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội (cơ sở 1) và Số 461 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội (cơ sở 2).

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Theo dõi
Thông báo của
guest
20 Comments
Mới nhất
Cũ nhất Yêu thích nhát
Inline Feedbacks
View all comments
Nguyễn Đăng Luân

Mình đã dựng sẵn kịch bản hội thảo và cần thêm khoảng 30 người hỗ trợ bên mình. Không biết nhân sự của Tràng An Place có đủ số lượng để giúp đỡ bên mình trong ngày tổ chức sự kiện không ạ? Hãy liên hệ với mình qua số điện thoại 0842xxx555.

Nguyễn Thu Phương

Tôi đại diện công ty tìm kiếm trung tâm tổ chức hội nghị và được một người bạn giới thiệu về Tràng An Place. Trung tâm có thể báo giá dịch vụ tổ chức hội nghị của bên mình qua địa chỉ email congtytnhh***@gmail.com được không ạ?

Đặng Ngọc Hơn

Mình thấy dịch vụ tổ chức hội nghị của Tràng An Place rất tốt và mức giá cũng hợp lý. Từ lúc biết đến Tràng An Place công ty mình chỉ chuyên tổ chức sự kiện tại đây. Hy vọng trung tâm luôn hoạt động tốt trong tương lai.

Đỗ Hồng An

Mình nhận thấy tổ chức sự kiện không đúng cách sẽ khiến sự kiện trở nên nhàm chán, gây thất vọng cho khách hàng. Bài viết này của Tràng An Place đã giúp mình hiểu biết nhiều hơn về việc xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện đúng cách mà mình chưa từng tìm thấy thông tin nào trước đó.

Ngô Phước Thành

Mình muốn gửi lời cảm ơn tới Tràng An Place đã giúp đỡ sự kiện của mình diễn ra thành công với dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Hy vọng có thể hợp tác với trung tâm nhiều dịp hơn trong thời gian sắp tới.

Nguyễn Hoài Thương

Mình đang cần dựng lên kịch bản tổ chức sự kiện và tìm kiếm trung tâm tổ chức hội nghị gần cơ quan. Thật đúng lúc vì đọc được bài viết của Tràng An Place. Vài ngày nữa mình sẽ qua đây để trao đổi trực tiếp.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Mình đang lên kịch bản hội nghị khách hàng và không biết nên sắp xếp những tiết mục văn nghệ ở đầu chương trình hay giữa chương trình sao cho hợp lý? Bên mình chuẩn bị 5 tiết mục văn nghệ, không biết như vậy có khiến chương trình bị mất thời gian không nhỉ?

Trịnh Hoàng Nam

Đọc xong bài viết này thì đội ngũ của mình đã nhanh chóng hoàn thành kịch bản hội nghị khách hàng trong tháng tới. Cảm ơn Tràng An Place về những chia sẻ thú vị! Tiện thể cho mình hỏi vào ngày 11/11 trung tâm còn phòng trống không ạ?

Nguyễn Viết Hiếu

Công ty dự kiến tổ chức sự kiện và tôi khá loay hoay không biết phải bắt đầu từ đâu để có thể lên kịch bản hội thảo một cách hoàn hảo nhất. Bài viết này đã đem đến cho tôi nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn Tràng An Place!

Hoàng Bảo Châu

Mình cần xây dựng dựng kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới theo kiểu tiệc buffet hiện đại, Tràng An Place có thể giúp mình lên ý tưởng cho concept tổ chức và thực đơn ngày hôm đó được không ạ?

0962.247.555