Hội nghị khách hàng thường được tổ chức vào cuối năm. Mục đích của hội nghị là để tổng kết lại thành quả của cả một năm hoạt động, bày tỏ lời cảm ơn đối đối tác, khách hàng đã cộng tác cùng công ty, thu hút và thuyết phục những khách hàng tiềm năng mới, truyền thông, quảng bá thương hiệu sản phẩm, Ngày nay, việc xây dựng kịch bản để tổ chức hội nghị khách hàng là vô cùng cần thiết vì nếu không có kịch bản chi tiết cụ thể sẽ khó có thể tổ chức được một hội nghị khách hàng thành công. Trong bài viết này, Trung tâm hội nghị Tràng An Palace xin gửi đến các bạn 7 bước cơ bản để tổ chức hội nghị khách hàng.

• Xem thêm: 5 Bước Để Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo Chuyên Nghiệp

Xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng và lên danh sách khách mời

Mục đích tổ chức của một hội nghị khách hàng thường chỉ xoay quanh những vấn đề sau: bày tỏ lời cảm ơn đối với đối tác, khách hàng đã cộng tác cùng công ty, thu hút và thuyết phục những khách hàng có tiềm năng đến với doanh nghiệp, hoạch định chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm, ghi nhận ý kiến trực tiếp về khách hàng,…

Sau khi xác định được mục đích tổ chức hội nghị khách hàng, ta cần lên danh sách khách mời vì việc này sẽ quyết định đến địa điểm và bố trí hội nghị.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị

Thời gian hợp lý nhất để tổ chức hội nghị khách hàng là những ngày cuối tuần vì đây là lúc mọi người thảnh thơi. Tùy vào mục đích tổ chức hội nghị mà sẽ có thời gian cụ thể khác nhau, hội nghị khách hàng thường hay được tổ chức vào cuối năm.

Về địa điểm tổ chức, công ty nên lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo hay khách sạn được nhiều người biết đến, dễ tìm kiếm và giao thông thuận lợi. Điều quan trọng nhất là trung tâm phải rộng rãi để chứa đủ những người tham dự, điều kiện âm thanh, ánh sáng phải tốt để có thể truyền tải hết được hội nghị cho mọi người.

Xây dựng thực đơn

Bình thường, bên trung tâm tổ chức sự kiện sẽ có sẵn thực đơn cho khách hàng lựa chọn. Công ty có thể chọn tiệc kiểu truyền thống là ngồi theo bàn hay theo kiểu buffet hiện đại.

Xây dựng kịch bản chương trình cụ thể và chi tiết

Để xây dựng được một kịch bản chương trình cụ thể và chi tiết, đầu tiên phải xác định rõ nội dung tổng thể công ty muốn có như là quy mô tổ chức hội nghị khách hàng, có tổng cộng bao nhiêu khách mời, hình thức tổ chức ra sao, kinh phí dự trù như nào,… rồi mới bắt đầu viết kịch bản. Trong kịch bản sơ bộ phải làm nổi bật những ý chính, điểm nổi bật, diễn biến theo thời gian của hội nghị. 

Ngoài ra, hội nghị khách hàng cũng nên lồng ghép thêm một số tiết mục nghệ thuật hay bốc thăm trúng thưởng để tạo không khí vui vẻ hơn.

Phân công và điều phối công việc

Người xây dựng kịch bản chính phải lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên một cách cụ thể, rõ ràng. Họ phải thường xuyên kiểm tra, giám sát tiến độ công việc. Mỗi thành viên được phân công nhiệm vụ thì phải thực hiện nghiêm túc, cẩn thận, chu đáo công việc của mình.

Nên phân chia thành ba nhóm nhân sự chính: đối ngoại, hậu cần và tiếp đón khách để tiến hành công việc dễ dàng hơn. Bên đối ngoại công việc chính là in giấy mời, gửi giấy mời đến khách hàng. Bên hậu cần chủ yếu làm việc với bên Trung tâm tổ chức hội nghị, trang trí hội trường, bàn ghế, chuẩn bị quà tặng cho khách hàng,… Các phần quà tặng phải chuẩn bị kỹ lưỡng, không nên để xảy ra sai sót vì điều đó sẽ làm mất thiện cảm đối với khách hàng. Về phần phụ trách tiếp đón khách thì là những lễ tân chuyên nghiệp với kinh nghiệm đón khách hàng, đưa họ vào hội trường, hướng dẫn chỗ ngồi phù hợp và tiếp đãi họ chu đáo.

Công tác chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

Trước khi hội nghị khách hàng chính thức diễn ra, phải kiểm duyệt chu đáo lại một lần tất cả các khâu để tránh sự sai sót, làm mất thiện cảm của khách hàng.

Cần tuân thủ kịch bản nghiêm ngặt về cả mặt nội dung và thời gian cũng như từ những chi tiết nhỏ nhặt nhất để không làm mất uy tín, sự chuyên nghiệp của công ty.

• Xem thêm: Những Điều Cần Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Tổ Chức Hội Thảo

Tổ chức và kết thúc hội nghị khách hàng

Để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công, tất cả nhân viên đều phải làm theo đúng kịch bản để tránh những sai sót nhỏ nhặt nhất. Sau khi tặng quà tri ân cho khách hàng thì cảm ơn và kết thúc hội nghị, xin lỗi nếu có gì sai sót. 

Bài viết trên là 7 bước cơ bản để tổ chức hội nghị khách hàng, hi vọng với bài viết này các bạn sẽ hiểu rõ hơn về việc xây dựng kịch bản và sẽ tổ chức được một hội nghị khách hàng thành công. Để nhận tư vấn miễn phí về tổ chức hội nghị, hội thảo,… hãy liên hệ với chúng tôi “Tràng An Palace” theo hotline 0962.247.555 hoặc qua địa chỉ: Tòa nhà Hei, số 1 Ngụy Như Kon Tum, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội (cơ sở 1) và Số 461 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội (cơ sở 2).

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Phương Nhung

Tôi là Nguyễn Phương Nhung, là người quản lý website: https://tranganpalace.vn . Tôi có kinh nghiệm tham gia và tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ tại Tràng An Palace. Do vậy, với những chia sẻ dưới đây của tôi, hy vọng rằng sẽ đem đến cho các bạn những thông tin hữu ích!