Đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp thì việc tổ chức sự kiện không chỉ để công bố, thông tin đến công chúng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng cáo cho sản phẩm và thương hiệu của tổ chức đó. Tuy nhiên để tổ chức hoàn chỉnh một sự kiện chưa bao giờ là đơn giản. Vậy nên hãy trang bị ngay cho mình những kiến thức về quy trình tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!

Bài viết tham khảo:

• Cho Thuê Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện Uy Tín Tại Hà Nội
• Yêu Cầu Về Chất Lượng Nhân Sự Trong Tổ Chức Sự Kiện

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện đó lớn hay nhỏ mà thời gian chuẩn bị cũng sẽ tương ứng. Và trước khi một sự kiện diễn ra, có 7 việc mà bạn phải tuân thủ sau đây:

Rà soát lại tiến độ công việc

Trong quy trình tổ chức sự kiện, việc rà soát tiến độ công việc giúp ban tổ chức nắm bắt được tình hình, tiến độ công việc đến đâu, từ đó đưa ra những phương án giải quyết nếu cần thiết. Thường thì sẽ có một người phụ trách chính mỗi hạng mục của sự kiện, chẳng hạn như bộ phận thiết kế, kỹ thuật, hậu cần hay truyền thông… đều phải có một người đứng đầu quản lý. Nhờ vậy, điều phối viên sự kiện có thể quản lý nhanh và hiệu quả hơn, khi cần thiết có thể liên hệ ngay với các trưởng ban để được báo cáo tiến độ công việc một cách cụ thể. Trường hợp bộ phận nào vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ đã được giao cho thì quản lý chính của sự kiện sẽ tiến hành các biện pháp hỗ trợ, đốc thúc để không ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn bộ sự kiện.

Kiểm tra các thủ tục hành chính

Một quy trình tổ chức sự kiện cơ bản không thể thiếu bước này. Bởi thủ tục hành chính là những giấy tờ pháp lý rất quan trọng, đảm bảo cho sự kiện được diễn ra, khi chưa cấp phép sẽ không thể tổ chức. Do vậy, việc xin cấp giấy phép phải đặc biệt chú trọng, làm đầu tiên và kiểm tra thường xuyên.

Khi tổ chức sự kiện cần có những giấy phép như: giấy phép tiến hành sự kiện đối với các sự tầm cỡ, quy mô; giấy phép đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường, an ninh… cũng không thể thiếu; giấy phép liên quan đến vấn đề treo băng rôn, quảng cáo…

Check list khách mời của sự kiện

Thành công của một chương trình phụ thuộc không nhỏ vào những vị khách mời của chương trình đó. Họ không ai khác mà chính là những đối tác, khách hàng của doanh nghiệp, hay cũng có thể là đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm hoặc lãnh đạo địa phương…

Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, cần kiểm tra lại công tác gửi thiệp mời đến khách, đảm bảo không để xảy ra thiếu sót. Cụ thể, phải rà soát xem rằng số lượng khách xác nhận tham gia sự kiện là bao nhiêu, toàn bộ những người trong danh sách khách mời đã nhận được thiệp hay chưa, nếu còn sót ai lập tức liên hệ hoặc gửi bổ sung…

Kiểm tra lại địa điểm tổ chức sự kiện

Cần khảo sát và thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngay từ sớm. Dù vậy thì đến gần sát ngày chính thức diễn ra sự kiện, vẫn nên kiểm tra lại toàn bộ một lần cuối để tránh những sai sót không đáng có. Cụ thể, phải lưu ý đến những hạng mục sau: cổng chào, tình trạng giao thông quanh khu vực tổ chức sự kiện, bàn tiếp khách, hệ thống âm thanh ánh sáng, lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp,… Có thể thấy, kiểm tra lại địa điểm tổ chức là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình tổ chức sự kiện.

Kiểm tra nhân sự phục vụ sự kiện

Ngoài những người làm công tác tổ chức thì nhân sự phục vụ sự kiện còn bao gồm một phộ phận khác là những người tham gia trực tiếp trong khi sự kiện diễn ra như MC, vũ công, PG,… Trên thực tế, bộ phận này sẽ được thuê từ bên ngoài vào, cùng với lực lượng có từ ban đầu giúp cho chương trình trở nên hoàn hảo hơn. Do đó, bên cạnh việc cung cấp uy tín thì cũng cần chú trọng việc thường xuyên check lại để kịp thời nắm bắt được những thay đổi bất ngờ nếu có.

Kiểm tra lại công tác hậu cần phục vụ sự kiện

Dù công tác hậu cần phục vụ không phải là một trong những hạng mục chính của quy trình tổ chức sự kiện thì vẫn cần quan tâm, sát sao kiểm tra thường xuyên, đặc biệt là không được phép coi nhẹ. Công việc này bao gồm công tác đón tiếp khách mời của sự kiện, công tác phục vụ khách mời, công tác chuẩn bị phương tiện đưa đón khách mời, công tác kiểm tra thực đơn trong những bữa tiệc chính và cả công tác cung cấp các dịch vụ khác mà phía khách mời yêu cầu.

Vậy mới thấy, công tác hậu cần không hề nhẹ nhàng mà cũng vô cùng vất vả, một sự kiện được đánh giá cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị, tác phong phục vụ chuyên nghiệp.

Rà soát lại nội dung sự kiện

Rà soát những nội dung chính diễn ra trong sự kiện cũng là một khâu rất quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Hiện nay, ở một số sự kiện thì phía đối tác sẽ chuẩn bị, mặc dù vậy thì người điều phối phía ban tổ chức sự kiện cũng cần quan tâm, nắm rõ mọi nội dung để sự đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ nhất. Chẳng hạn như khi nào nên trình chiếu slide, làm sao để khớp âm thanh, ánh sáng cho ăn ý, phù hợp nhất đều phải chú trọng.

Ngoài ra, đa phần các sự kiện đều có những món quà tặng đi kèm dành cho khách mời đến tham dự, hoặc các tài liệu bổ trợ cùng đều nên kiểm tra kỹ lưỡng một cách toàn diện, đặc biệt là về chất lượng in ấn và số lượng. Riêng đối với những sự kiện mở cửa tự do, đồng thời không thu phí vào tham quan thì cũng nên chuẩn bị một lượng quà dự trù, bởi rất có thể lượng khách mời sẽ đến đông hơn dự tính ban đầu của ban tổ chức. Nhờ vậy ghi điểm trước công chúng và khách mời về sự chu đáo và tận tình.

Nếu thực hiện đúng, chuẩn chỉ việc rà soát lại nội dung trước khi sự kiện diễn ra sẽ giúp ban tổ chức làm chủ được tình hình, đồng thời khắc phục, tránh được những tình huống ngoài ý muốn không đáng có, góp phần làm cho sự kiện chuyên nghiệp hơn trong mắt khách mời cũng như công chúng, từ đó làm nên thành công của toàn bộ sự kiện.

Một số trung tâm tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội

Hiện nay, trên địa bàn thành phố Hà Nội có rất nhiều trung tâm tổ chức sự kiện uy tín, có thể kể đến một số trung tâm như Khách Sạn Melia Hanoi, Nhà Hàng Software Restaurant, Trống Đồng Palace, Nhà Hàng Aquaria, Trung Tâm Tiệc Cưới – Hội Nghị Cung Xuân, và tất nhiên trong số đó không thể không nhắc đến cái tên Tràng An Palace.

Tràng An Palace được biết đến là trung tâm hội nghị tiệc cưới hàng đầu tại Hà Nội. Sở hữu không gian sang trọng, cuốn hút, cùng với dịch vụ rất chuyên nghiệp, sản phẩm vô cùng tinh tế, tỉ mỉ, và đặc biệt là quản lý văn minh, lịch sự. Khi lựa chọn Tràng An Palace là nơi tổ chức sự kiện, phía khách hàng sẽ được cung cấp những dịch vụ tiện ích, cụ thể là dịch vụ tiệc cưới, sự kiện và tiệc lưu động, hội nghị – hội thảo.

Xem thêm:

• Làm Thế Nào Để Hạn Chế Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện?
• Làm Thế Nào Để Tổ Chức Sự Kiện Ở Ngoại Tỉnh Thành Công?

Sự uy tín, chuyên nghiệp của Tràng An Palace còn được thể hiện ở chất lượng món ăn. Hướng tới sự hài lòng của khách hàng, Tràng An Palace không ngại chi phí, thời gian, tiến hành đầu tư nhiều thực đơn hấp dẫn, đồng thời đảm bảo về cả chất lượng và số lượng. Chúng không chỉ đơn thuần là những món ăn thông thường, mà còn là những kiệt tác nghệ thuật, chất chứa tình yêu dành cho ẩm thực của người đầu bếp.

Với quy trình tổ chức sự kiện mà chúng tôi đã chia sẻ trong bài viết này, hy vọng bạn sẽ có có được một lượng kiến thức nhất định và áp dụng tốt trong thực tiễn. Đừng quên theo dõi tranganpalace.vn để cập nhật nhiều bài viết bổ ích hơn nữa nhé!

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Phương Nhung

Tôi là Nguyễn Phương Nhung, là người quản lý website: https://tranganpalace.vn . Tôi có kinh nghiệm tham gia và tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ tại Tràng An Palace. Do vậy, với những chia sẻ dưới đây của tôi, hy vọng rằng sẽ đem đến cho các bạn những thông tin hữu ích!