Trong tổ chức sự kiện, có rất nhiều những rủi ro không lường trước được có thể xảy ra bất cứ lúc nào, đòi hỏi nhà tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng các biện pháp ứng phó kịp thời để hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất. 4 “tuyệt chiêu” dưới đây sẽ là “bùa hộ mệnh” cho các bạn khi muốn hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện.

Kiểm soát lượng người ra vào sự kiện

An ninh là vấn đề được đặt ra hàng đầu khi tổ chức sự kiện, để tránh những rủi ro không đáng có, an ninh cần được đảm bảo tới mức cao nhất có thể. Lượng người tham gia là một trong những nguyên nhân gây ra rủi ro về an ninh.

Bài viết tham khảo:

• Làm Thế Nào Để Tổ Chức Sự Kiện Ở Ngoại Tỉnh Thành Công?
• 7 Bước Quan Trọng Không Thể Bỏ Qua Khi Tổ Chức Sự Kiện

Trước khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần nắm rõ được số lượng người tham dự thông qua số vé bán ra hoặc lượng người đăng ký online. Trong ngày diễn ra sự kiện, bàn check-in lượng khách tới là cần thiết trước cửa địa điểm tổ chức. Nhân viên sự kiện kiểm tra vé vào cửa hoặc thông tin cá nhân đăng ký online. Đối với sự kiện tự do vào cửa, an ninh sự kiện cần chú ý tới những người có dấu hiệu khả nghi, khác thường để tránh trộm cắp lẻn vào khu vực sự kiện.

Thông báo tới người tham gia những vật dụng không nên mang theo khi tới tham gia sự kiện. Xây dựng khu vực gửi đồ đảm bảo an toàn cho khách tới tham gia. Đặc biệt, với những sự kiện lớn, ban tổ chức cần huy động lực lượng an ninh đông đảo, thắt chặt an ninh những địa điểm trọng tâm của sự kiện.

Sẵn sàng ứng phó cho tình huống khẩn cấp

Những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào dù trong thời điểm hiện tại là an toàn. Bởi vậy, nhà tổ chức cần đề cao cảnh giác, mọi biện pháp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng để ứng phó khi trường hợp xấu xảy đến.

Kiểm tra an toàn trong và ngoài địa điểm tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức cần tiền trạm trước địa điểm tổ chức, những nơi thiếu an toàn cần được sửa chữa kịp thời. Vật dụng phục vụ cho sự kiện cần đảm bảo hoạt động tốt, an toàn. Ngoài ra cần có những phương án thay thế trong trường hợp hỏng hóc. Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải được kiểm tra kỹ lưỡng để hạn chế rủi ro trong thời gian diễn ra sự kiện.

Công tác phòng chống cháy nổ phải được quan tâm sát xao. Phương tiện chữa cháy phải đảm bảo hoạt động bình thường, đã qua kiểm tra an toàn. Bố trí đặt tại nhiều nơi, dễ dàng lấy ra sử dụng khi cần thiết. Luôn sẵn sàng các trang thiết bị y tế cơ bản, số điện thoại liên lạc cảnh sát, xe cứu thương gần nhất.

Theo dõi tình hình thời tiết vào ngày sự kiện tổ chức

Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, việc thường xuyên theo dõi, cập nhật tình hình thời tiết là cần thiết nhất là sự kiện ngoài trời. Sự kiện ngoài trời sẽ không thể diễn ra nếu trời mưa lớn, cần có kế hoạch dự trù, rời lịch tổ chức sang một ngày cụ thể khác hoặc chuyển địa điểm tổ chức trong nhà nếu có thể và thông báo tới người tham dự qua các phương tiện truyền thông.

Thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến chính sự an toàn của người tham dự. Vì vậy, nhà tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng việc tổ chức sự kiện khi diễn biến thời tiết xấu dù là trong hay ngoài trời.

Đào tạo nghiệp vụ cơ bản cho nhân viên

Để hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện, cả người quản lý và nhân viên đều phải được trang bị nghiệp vụ cơ bản, cách xử lý tình huống khẩn cấp. Đặc biệt là những kiến thức về sơ cứu y tế cơ bản. Trong sự kiện lớn, sự chen lấn, xô đẩy, ngột ngạt, việc khách tham dự có thể gặp vấn đề sức khỏe là khó tránh khỏi nên kỹ năng này là rất cần thiết mà nhà tổ chức cần trang bị. Bản thân người đứng đầu, trước tiên phải nắm vững các quy tắc, hành xử, ứng biến mọi rủi ro, rèn luyện kỹ năng chỉ đạo xử lý tình huống bất trắc.

Có thể bạn quan tâm:

• Cho Thuê Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện Uy Tín Tại Hà Nội
• Yêu Cầu Về Chất Lượng Nhân Sự Trong Tổ Chức Sự Kiện

Các doanh nghiệp có thể triển khai các khóa học đào tạo kỹ năng cơ bản cho nhân viên. Đặt trong các trường hợp rủi ro giả định, thực hành những lý thuyết đã được đào tạo. Điều quan trọng trong đào tạo nghiệp vụ cơ bản là sự phối hợp giữa người quản lý và nhân viên. Khi có rủi ro bất ngờ xảy đến, quản lý và nhân viên cần phối hợp chặt chẽ với nhau để giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. 

Với 4 “tuyệt chiêu” hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện trên, hy vọng đã giúp các bạn giảm bớt nỗi sợ “rủi ro” trong quá trình tổ chức sự kiện. Hãy theo dõi tranganpalace.vn để biết thêm nhiều điều bổ ích để tổ chức một sự kiện thành công như bạn mong đợi!

Nguồn: https://tranganpalace.vn

Phương Nhung

Tôi là Nguyễn Phương Nhung, là người quản lý website: https://tranganpalace.vn . Tôi có kinh nghiệm tham gia và tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ tại Tràng An Palace. Do vậy, với những chia sẻ dưới đây của tôi, hy vọng rằng sẽ đem đến cho các bạn những thông tin hữu ích!